Tak — prokurent może samodzielnie podpisać umowę w imieniu spółki, ale tylko wtedy, gdy sposób udzielonej mu prokury pozwala na jednoosobowe działanie i sama czynność mieści się w ustawowym zakresie prokury. Najczęściej chodzi o tzw. prokurę samoistną, określaną też jako prokura udzielona oddzielnie.
Problem zaczyna się wtedy, gdy przedsiębiorca patrzy wyłącznie na nazwisko prokurenta w KRS. To za mało. Trzeba sprawdzić rodzaj prokury, sposób jej wykonywania, przedmiot podpisywanej umowy oraz ewentualne zgody organów spółki. W praktyce jedna linijka w aktualnym odpisie KRS może zdecydować, czy podpis jednej osoby wystarczy, czy do umowy powinien dołączyć drugi prokurent albo członek zarządu.
Kiedy podpis jednego prokurenta wystarczy
Prokura jest szczególnym rodzajem pełnomocnictwa przedsiębiorcy. Zgodnie z art. 109¹ Kodeksu cywilnego obejmuje czynności sądowe i pozasądowe związane z prowadzeniem przedsiębiorstwa. Jeżeli więc spółka udzieliła danej osobie prokury samoistnej, prokurent może zasadniczo jednoosobowo zawierać w jej imieniu typowe umowy gospodarcze.
W praktyce mogą to być między innymi:
-
umowy sprzedaży towarów,
-
umowy dostawy,
-
umowy z kontrahentami i podwykonawcami,
-
umowy leasingu,
-
umowy najmu powierzchni biurowej lub magazynowej,
-
umowy o świadczenie usług,
-
umowy dotyczące zakupu maszyn, samochodów czy wyposażenia,
-
ugody i inne porozumienia związane z działalnością przedsiębiorstwa.
Nie należy przy tym mylić sposobu reprezentowania spółki przez zarząd ze sposobem działania prokurenta.
Przykład jest bardzo częsty. W odpisie KRS spółki z o.o. znajduje się informacja, że przy zarządzie wieloosobowym spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu albo jeden członek zarządu działający łącznie z prokurentem. Jednocześnie w części dotyczącej prokurentów widnieje prokura samoistna.
W takiej sytuacji prokurent może działać sam. Zasada wymagająca podpisów dwóch członków zarządu albo członka zarządu i prokurenta dotyczy reprezentacji przez zarząd. Art. 205 § 3 Kodeksu spółek handlowych wyraźnie wskazuje, że regulacja ta nie ogranicza uprawnień prokurentów wynikających z przepisów o prokurze. Analogiczna zasada obowiązuje w spółce akcyjnej na podstawie art. 373 § 3 KSH.
Inaczej wygląda sytuacja, gdy ustanowiono:
-
prokurę łączną – do skutecznego działania potrzebne jest współdziałanie wskazanych prokurentów,
-
prokurę wykonywaną łącznie z członkiem organu zarządzającego,
-
prokurę oddziałową – ograniczoną do spraw związanych z oddziałem przedsiębiorstwa.
Przy prokurze łącznej kluczowe jest dokładne brzmienie sposobu jej wykonywania. Jeżeli z KRS wynika, że dwóch prokurentów musi działać razem, podpis tylko jednego z nich nie jest drobnym brakiem formalnym, który można zignorować.
Jest jeszcze jedna istotna zasada. Zwykłych ograniczeń prokury nie można co do zasady uczynić skutecznymi wobec osób trzecich. Spółka może więc wewnętrznie ustalić, że prokurent powinien uzyskać zgodę zarządu przed podpisaniem kontraktu przekraczającego np. 500 000 zł, ale samo takie wewnętrzne ograniczenie nie zmienia ustawowego zakresu prokury wobec kontrahenta. Naruszenie limitu może natomiast prowadzić do odpowiedzialności prokurenta wewnątrz spółki.
Kiedy prokurent nie może podpisać umowy sam
Najważniejszy wyjątek znajduje się w art. 109³ Kodeksu cywilnego. Sama prokura — nawet samoistna — nie wystarcza do:
-
zbycia przedsiębiorstwa,
-
dokonania czynności powodującej oddanie przedsiębiorstwa do czasowego korzystania,
-
zbycia nieruchomości,
-
obciążenia nieruchomości.
Do takich czynności potrzebne jest pełnomocnictwo do konkretnej czynności.
Ma to duże znaczenie chociażby przy sprzedaży nieruchomości należącej do spółki. Prokurent samoistny wpisany prawidłowo do KRS nie może oprzeć sprzedaży wyłącznie na prokurze. Potrzebuje szczególnego pełnomocnictwa. Ponieważ sprzedaż nieruchomości wymaga aktu notarialnego, pełnomocnictwo do dokonania tej czynności również powinno zostać udzielone w wymaganej formie.
Co ciekawe, ograniczenie z art. 109³ KC dotyczy zbywania i obciążania nieruchomości, a nie jej nabywania. Prokurent może więc mieć umocowanie wynikające z samej prokury do zakupu nieruchomości dla spółki. To jednak nie kończy analizy, ponieważ przepisy KSH mogą wymagać dodatkowo uchwały właściwego organu.
W spółce z o.o. art. 228 pkt 4 KSH przewiduje co do zasady konieczność uchwały wspólników przy nabyciu i zbyciu nieruchomości, użytkowania wieczystego albo udziału w nieruchomości, chyba że umowa spółki stanowi inaczej.
Dodatkowy rygor dotyczy młodych spółek z o.o. Zgodnie z art. 229 KSH umowa dotycząca nabycia dla spółki nieruchomości, udziału w nieruchomości lub środków trwałych za cenę przekraczającą jedną czwartą kapitału zakładowego i jednocześnie nie niższą niż 50 000 zł, zawarta przed upływem dwóch lat od rejestracji spółki, wymaga uchwały wspólników, chyba że transakcję przewidziano już w umowie spółki.
To pokazuje ważną różnicę: umocowanie prokurenta i zgoda organu spółki to dwie różne rzeczy. Prokurent może być prawidłowo umocowany do złożenia podpisu, a mimo to spółka może wcześniej potrzebować uchwały wspólników, walnego zgromadzenia albo rady nadzorczej.
Jeżeli uchwały wymaga sama ustawa, konsekwencje są poważne. Art. 17 KSH stanowi, że czynność dokonana bez wymaganej ustawowo uchwały jest nieważna. Zgoda może jednak zostać udzielona także później — zasadniczo w ciągu dwóch miesięcy od złożenia oświadczenia przez spółkę — i wtedy działa z mocą wsteczną.
Inaczej jest, gdy zgoda wynika wyłącznie z umowy spółki albo statutu. Brak takiej zgody nie powoduje automatycznie nieważności kontraktu, choć może prowadzić do odpowiedzialności wewnątrz spółki.
Osobną kategorią są umowy spółki z członkiem jej zarządu. Tutaj nie należy stosować zwykłych zasad reprezentacji.
W spółce z o.o. zgodnie z art. 210 KSH w umowie między spółką a członkiem zarządu spółkę reprezentuje rada nadzorcza albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. Analogiczne szczególne zasady obowiązują w spółce akcyjnej oraz prostej spółce akcyjnej.
Dlatego przekazanie takiej umowy zwykłemu prokurentowi do podpisu może być poważnym błędem, nawet jeśli na co dzień prokurent podpisuje samodzielnie kontrakty warte miliony złotych.
Co sprawdzić przed złożeniem podpisu przez prokurenta
Najbezpieczniejsza procedura nie zaczyna się od analizy samej umowy. Najpierw trzeba ustalić, kto rzeczywiście może reprezentować spółkę w tej konkretnej transakcji.
Pierwszym dokumentem powinien być aktualny odpis KRS. Można go pobrać przez internet bezpłatnie i od razu. Wyszukiwanie nie wymaga zakładania konta, a samodzielnie pobrana informacja odpowiadająca odpisowi z KRS ma moc zrównaną z dokumentem wydanym przez Centralną Informację KRS, jeżeli posiada dane pozwalające ją zweryfikować.
W przypadku prokurenta trzeba sprawdzić przede wszystkim część dotyczącą prokurentów i odpowiedzieć na kilka pytań:
-
Czy dana osoba nadal jest wpisana jako prokurent?
-
Czy prokura jest samoistna, łączna czy oddziałowa?
-
Jeżeli jest łączna — z kim prokurent musi współdziałać?
-
Czy sposób wykonywania prokury wymaga działania razem z członkiem zarządu?
-
Czy spółka znajduje się w sytuacji, która mogła wpłynąć na istnienie prokury, np. w likwidacji lub po przekształceniu?
Następnie trzeba sprawdzić przedmiot umowy.
Jeżeli chodzi o zwykłą umowę handlową, np. zakup towaru za 200 000 zł, a KRS wskazuje prokurę samoistną, jeden podpis prokurenta będzie co do zasady wystarczający. Sam fakt wysokiej wartości umowy nie oznacza automatycznie konieczności podpisu członka zarządu.
Jeśli jednak przedmiotem jest sprzedaż nieruchomości, zbycie przedsiębiorstwa albo jego oddanie do czasowego korzystania, trzeba zatrzymać procedurę i sprawdzić pełnomocnictwo szczególne. Sama informacja o prokurze samoistnej nie wystarczy.
Trzeci etap to kontrola uchwał. Szczególnie przy większych transakcjach trzeba zweryfikować:
-
Kodeks spółek handlowych,
-
umowę albo statut spółki,
-
wymagania dotyczące zgody wspólników, walnego zgromadzenia lub rady nadzorczej,
-
ewentualne szczególne regulacje dotyczące rodzaju zawieranej umowy.
Nie można przy tym mieszać ograniczeń wewnętrznych z ograniczeniami ustawowymi. Regulamin zarządu mówiący, że prokurent nie powinien podpisywać kontraktów powyżej określonej wartości, to zupełnie inny problem niż ustawowy obowiązek uzyskania uchwały wspólników.
Na końcu należy sprawdzić formę umowy. Prokura nie zwalnia z zachowania formy wymaganej dla konkretnej czynności. Jeśli potrzebny jest akt notarialny, poświadczenie podpisu albo inna forma szczególna, podpis prokurenta musi zostać złożony zgodnie z tymi wymaganiami.
Najgorszą praktyką jest traktowanie KRS jak prostego testu: „nazwisko prokurenta jest wpisane, więc może podpisać wszystko”. Nie może. Rejestr odpowiada przede wszystkim na pytanie, jak ustanowiono prokurę. Dopiero przepisy dotyczące konkretnej czynności odpowiadają na pytanie, czy ta prokura rzeczywiście wystarcza.
FAQ
Czy prokurent samoistny może podpisać umowę bez członka zarządu?
Tak. Jeżeli ma prokurę pozwalającą na samodzielne działanie, a umowa mieści się w jej ustawowym zakresie, nie potrzebuje dodatkowego podpisu członka zarządu.
Czy zapis w KRS „dwóch członków zarządu albo członek zarządu łącznie z prokurentem” oznacza, że prokurent nigdy nie może działać sam?
Nie. Jest to sposób reprezentacji przez zarząd. Jeżeli w części dotyczącej prokurentów dana osoba ma prokurę samoistną, może co do zasady działać samodzielnie.
Czy prokurent samoistny może sprzedać nieruchomość spółki?
Nie na podstawie samej prokury. Do zbycia lub obciążenia nieruchomości potrzebne jest pełnomocnictwo do konkretnej czynności. Trzeba również sprawdzić wymagane uchwały organów spółki.
Czy prokurent może kupić nieruchomość dla spółki?
Ustawowe wyłączenie dotyczące nieruchomości obejmuje ich zbywanie i obciążanie, nie samo nabywanie. Zakup może więc mieścić się w zakresie prokury, ale osobno należy sprawdzić obowiązek uzyskania uchwały wspólników lub walnego zgromadzenia.
Czy spółka może ustalić, że prokurent podpisuje umowy tylko do 100 000 zł?
Może wprowadzić taki limit wewnętrznie, lecz co do zasady nie ogranicza on ustawowego zakresu prokury wobec osób trzecich. Jego przekroczenie może natomiast rodzić konsekwencje wewnątrz spółki.
Czy przy prokurze łącznej podpis jednego prokurenta wystarczy, jeżeli drugi zaakceptował umowę e-mailem?
Nie należy tego zakładać. Jeżeli sposób wykonywania prokury wymaga wspólnego złożenia oświadczenia, trzeba zachować właściwy sposób reprezentacji oraz formę wymaganą dla umowy. Sama wewnętrzna akceptacja treści kontraktu nie zastępuje prawidłowego oświadczenia woli.
Czy wystarczy sprawdzić KRS kontrahenta dzień przed podpisaniem umowy?
Przy istotnej transakcji najlepiej sprawdzić aktualny wpis możliwie blisko momentu podpisania. Sam odpis KRS nie wystarczy jednak przy nieruchomościach, zbyciu przedsiębiorstwa, umowach z członkami zarządu i czynnościach wymagających uchwał organów spółki.
Pierwszy krok przed podpisaniem umowy powinien więc być prosty: pobierz aktualny odpis KRS i sprawdź dokładny rodzaj oraz sposób wykonywania prokury. Dopiero później analizuj wartość kontraktu. Jeśli przedmiotem umowy jest nieruchomość, przedsiębiorstwo albo transakcja z członkiem zarządu, nie podpisuj jej na podstawie samego wpisu „prokurent” — najpierw sprawdź pełnomocnictwo szczególne i wymagane uchwały.
Więcej informacji na: https://zkrs.pl